01
Devis, commandes et facturation
Le devis accepté crée la commande, la commande crée la facture, sans ressaisie. Les montants, les références et les coordonnées ne sont tapés qu’une fois.
Automatisation des processus métier · 100 % à distanceVos logiciels connectés, sans double saisie.
L’automatisation des processus métier consiste à confier à un programme les tâches répétitives qui relient vos outils : recopier une commande dans la facturation, mettre à jour le CRM, relancer un client, préparer un export. Je développe ces connexions sur mesure, à partir de la façon dont votre équipe travaille déjà.
01 / Le symptôme
Une personne fait le lien entre deux logiciels.
Chaque logiciel fait bien son travail. Le problème est entre eux : quelqu’un recopie, vérifie, exporte et relance à la main. Ce travail ne se voit pas, mais il coûte des heures chaque semaine et produit des erreurs.
- La même commande saisie deux fois : dans le devis, puis dans la facturation.
- Des contacts recopiés à la main dans le CRM, avec des doublons et des oublis.
- Un export Excel chaque lundi pour remplir un tableau de bord.
- Des relances qui dépendent de la mémoire de quelqu’un.
- Une erreur de copie découverte par le client, sur sa facture.
- Un processus qui s’arrête quand la personne qui le connaît est absente.
02 / Ce que j’automatise
Les tâches qui circulent d’un outil à l’autre.
Je pars de votre circuit réel, étape par étape. Ce qui est répétitif et sans jugement s’automatise. Ce qui demande une décision reste à votre équipe, avec les bonnes informations sous les yeux.
02
CRM et suivi des contacts
Les contacts arrivent seuls dans le CRM, depuis un formulaire, une boîte mail ou LinkedIn, triés et sans doublon. Votre équipe commerciale travaille sur une liste à jour.
03
Relances et alertes
Une échéance approche, un paiement manque, un dossier n’avance plus : la bonne personne est prévenue au bon moment, ou la relance part toute seule.
04
Exports et tableaux de bord
Les chiffres se rassemblent automatiquement depuis vos différents logiciels. Plus de copier-coller du lundi matin pour savoir où vous en êtes.
03 / Interfaçage de logiciels
Relier des logiciels qui ne se parlent pas.
La plupart des logiciels du marché exposent une API : une porte d’entrée prévue pour échanger des données avec d’autres programmes. Quand elle existe, je développe le connecteur qui fait passer les informations de l’un à l’autre, dans le bon format et au bon moment.
Quand il n’y a pas d’API, d’autres chemins existent : un export programmé, un fichier déposé dans un dossier partagé, un mail lu et traité automatiquement. Je choisis le plus fiable, pas le plus impressionnant.
Une connexion n’est utile que si elle reste fiable. Chaque automatisation que je livre signale ses erreurs : si un logiciel change ou tombe en panne, vous êtes prévenu, et rien ne disparaît en silence.
04 / n8n, Make, Zapier ou sur mesure
Parfois, un outil d’automatisation suffit.
Si une simple automatisation règle le problème, je ne développe pas plus. Voici comment je tranche, avec vous, pendant le diagnostic.
Un outil d’automatisation suffit
- Deux ou trois logiciels courants, avec des connecteurs déjà prévus.
- Des règles simples : « quand ceci arrive, fais cela ».
- Peu de volume, et une erreur occasionnelle sans gravité.
Un développement sur mesure se justifie
- Un logiciel métier sans connecteur, ou une API particulière.
- Des règles avec des exceptions, des contrôles, des calculs.
- Du volume, des données sensibles, ou un processus qui ne doit jamais s’arrêter.
05 / Exemple réel
Plus aucune saisie entre LinkedIn et le CRM.
Une consultante RH qualifiait chaque invitation LinkedIn à la main, et suivait ses contacts dans Excel.
NNS-RH · Consultante RH
- Avant
- Chaque invitation LinkedIn qualifiée à la main, et le suivi des contacts tenu dans Excel.
- Après
- Chaque invitation reçoit un score automatique, et les contacts acceptés partent seuls dans son CRM.
« Le système fonctionne désormais de manière autonome et me permet de disposer d’un suivi fiable, sans saisie manuelle. »Nathalie Niaux-Squivée, dirigeante de NNS-RH
06 / Comment ça se passe
Aucun cahier des charges à préparer.
Tout se fait à distance, partout en France. Vous m’expliquez comment le travail se passe chez vous, je m’occupe du reste.
30 minutes en visio
Vous m’expliquez votre fonctionnement
Vous me racontez comment le travail se passe aujourd’hui, avec vos mots. Je pose des questions, vous n’avez rien à préparer.
Diagnostic
Ce qui s’automatise, et le prix
Je distingue ce qui vaut une automatisation, ce qui peut rester tel quel, et ce qui ne vaut pas la peine. Vous recevez un prix fixe et un délai avant de vous engager.
Mise en service
Un circuit qui tourne seul
Je développe, je teste avec vos vraies données, puis je mets en service. Les comptes sont à votre nom, et une documentation vous est remise.
Prix et délai
Les projets démarrent généralement entre 1 500 et 2 000 € HT. Le prix et le délai sont fixés avant de commencer, et une connexion ciblée se livre souvent en quelques semaines.
07 / Questions fréquentes
Automatiser sans casser ce qui marche.
Comment faire communiquer deux logiciels qui n’ont pas de connecteur prévu ?+
En passant par leur API quand elle existe, même si aucun connecteur tout prêt n’est proposé. Sinon, par un export programmé, un fichier partagé ou un mail traité automatiquement. Le choix dépend de ce que chaque logiciel permet, et je le vérifie avant de chiffrer.
Comment supprimer la double saisie entre le CRM, les devis et la facturation ?+
En désignant un seul point d’entrée pour chaque information, puis en la faisant circuler automatiquement vers les autres outils. Le client est saisi une fois, le devis reprend ses coordonnées, la facture reprend le devis.
n8n, Make, Zapier ou développement sur mesure : que choisir pour une PME ?+
Un outil d’automatisation suffit quand les logiciels sont courants et les règles simples. Le développement sur mesure se justifie quand un logiciel n’a pas de connecteur, quand les règles comportent des exceptions, ou quand le volume et la fiabilité comptent. Je vous dis honnêtement lequel convient pendant le diagnostic. France Num présente aussi les grandes familles d’outils d’automatisation.
Que se passe-t-il si un des logiciels change ou tombe en panne ?+
L’automatisation signale l’erreur au lieu d’échouer en silence, et les données en attente ne sont pas perdues. Pour que tout continue de fonctionner dans la durée, une maintenance annuelle est proposée en option, au tarif indiqué dans le devis.
Combien coûte l’automatisation des processus métier pour une TPE ou une PME ?+
Les projets démarrent généralement entre 1 500 et 2 000 € HT. Le prix dépend du nombre de logiciels à relier et des règles à respecter. Il est fixé avant de commencer.
Quelles tâches automatiser en premier ?+
Celles qui reviennent souvent, qui ne demandent pas de jugement et dont une erreur coûte cher : la ressaisie entre deux logiciels, les relances, les exports réguliers. C’est là que le temps gagné se voit le plus vite.
Mon logiciel n’a pas d’API : peut-on quand même l’automatiser ?+
Souvent, oui. Beaucoup de logiciels savent exporter ou importer des fichiers, ou envoyer des mails, et ces échanges peuvent être automatisés. Si aucun chemin fiable n’existe, je vous le dis avant de commencer.
Les données restent-elles sécurisées pendant les échanges ?+
Oui. Les échanges sont chiffrés, chaque connexion n’a accès qu’aux données dont elle a besoin, et les comptes des services utilisés sont créés à votre nom. Vos données restent les vôtres.
Pour aller plus loin
- Interfaçage logiciel : comment faire communiquer deux logiciels
- Automatisation no-code ou développement sur mesure ?
- Centraliser ses données dans un outil métier
- Pourquoi vos équipes contournent-elles vos logiciels ?
- Votre entreprise a-t-elle besoin d’un logiciel sur mesure ?
- Quand remplacer Excel par une application métier ?
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Parlons de votre façon de travailler.
En 30 minutes, je vois comment le travail se passe chez vous, et je vous dis honnêtement ce qui vaut un développement et ce qui n’en vaut pas.
Au pire, vous repartez avec un regard extérieur sur votre organisation. Au mieux, avec le plan de l’outil qui vous manque.
